Se le conosci le eviti – 1

Così a volte si ironizza sulle riunioni, croce e delizia dei manager e di chiunque vive le organizzazioni. Uno strumento potente che diventa però spesso inefficiente o addirittura un ostacolo allo sviluppo dei team. Vale quindi la pena ripassare alcune norme di fondo per gestire efficacemente una riunione. L’argomento sembra passato un po’ di moda rispetto ad altri temi più accattivanti della formazione manageriale ma quanto si osserva sul campo ne indica la permanente applicabilità.

1) A meno di diversi espliciti accordi la facilitazione della riunione spetta all’eventuale leader presente nel team gerarchico o, se si tratta di un team paritetico, a chi la ha convocata.

2) E’ opportuno ridurre il numero dei partecipanti a chi è necessario o utile per la riunione o può comunque trarre da essa beneficio.

3) La finalità della riunione e di ciascuna delle sue parti può essere informativa, di coordinamento o decisionale; rispetto a tali finalità è importante che siano chiari i ruoli e le responsabilità dei partecipanti.

4) La convocazione deve indicare l’ordine del giorno, i responsabili dei vari interventi e i relativi tempi.

5) E’ importante che tutti si preparino in precedenza, sia chi convoca la riunione che ciascuno dei partecipanti, al fine di raggiungere una conoscenza degli argomenti la più possibile diffusa e omogenea.

– continua –

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