Se le conosci le eviti – 2

– sempre in tema di riunioni, continua da precedente post –

6) La facilitazione della riunione prevede i seguenti punti di attenzione:
– il mantenimento di un clima positivo e della circolarità nella comunicazione per far sì che tutti partecipino
– l’applicazione del processo decisionale definito perché le decisioni vengano prese nel modo più ponderato possibile
– la risoluzione delle inevitabili divergenze di opinioni e la gestione di altri eventuali conflitti
– il rispetto dell’ordine del giorno e dei tempi
– la preparazione del verbale.

7) Le decisioni vengono prese normalmente:
– dal leader del team, a meno che questi non scelga modalità diverse quali la maggioranza, assoluta, qualificata o relativa che sia; in questo caso il leader deve comunque almeno valutare l’opportunità di chiedere agli altri partecipanti il proprio parere, che può essere considerato, come nel campo giuridico, obbligatorio/non obbligatorio e vincolante/non vincolante
– con la modalità definita insieme se si tratta di un team paritetico, sulla base comunque delle considerazioni già espresse nel precedente punto.

8) Il facilitatore può delegare alcune delle proprie attribuzioni (esempio time keeping, appunti) ad altri dei partecipanti al fine di concentrarsi maggiormente sulla gestione dei meccanismi della riunione.

9) Il verbale conterrà anche le necessarie azioni di follow-up, con indicazioni di responsabilità e tempi, e la data della successiva riunione se prevista o in caso di riunioni periodiche.

10) La riunione successiva riparte dal verbale della riunione precedente e dall’aggiornamento sulle azioni di follow-up in questa concordate.

– – –
Facile, no?

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