Importante o solo urgente?

Siamo spesso portati a lavorare per urgenze, raramente decidendo consapevolmente ciò che è importante per noi e a cui vogliamo dare priorità. E’ invece presupposto di efficacia concentrarsi sui propri obiettivi senza farsi distrarre dal contorno di cose meno rilevanti. E’ la differenza fra reagire alla pressione esterna e agire in modo consapevole e razionale.

Uno strumento utile per gestire le priorità, sia in ambito lavorativo che personale, è la matrice importante- urgente attribuita al generale Eisenhower ma comunque ben illustrata da Stephen Covey nel suo libro, un pilastro del self-management, “The 7 Habits of Highly Effective People” (preferisco il titolo inglese a quello  italiano “I sette pilastri del successo”).

Dalle due dimensioni importante e urgente otteniamo quattro incroci:

IV – Non urgente e non importante – anche se siamo convinti che la nostra vita non contenga attività che ci fanno solo perdere tempo un’analisi di coscienza è sempre utile… e la soluzione è di eliminare tali sprechi di tempo

III – Urgente e non importante – sono le cose importanti per altri e che ci vengono richieste con scadenze fissate (quante email di questo tipo riceviamo?) e in questo caso, a seconda delle circostanze possiamo cercare di evitare delegando, negoziano, dicendo di no…

II – Importante ma non urgente – probabilmente la categoria più critica, che contiene la pianificazione, lo sviluppo personale e altrui, la prevenzione (ad es. antincendio), l’innovazione: niente che non si possa fare anche domani oppure dopodomani ma finché non si programma l’attività in agenda la procrastinazione continuerà ad libitum (anche l’uso dell’agenda non esclude completamente il rischio di rimandare ma è meglio che niente…)

I – Importante e urgente: progetti importanti, crisi,  emergenze (ad es. l’incendio veramente scoppiato – forse proprio per la poca prevenzione al punto precedente…), attività che debbono essere fatte in quel momento, non delegabili: non resta che farlo e farlo nel momento dovuto. Uno schema semplice che tuttavia deve essere fatto proprio e calato nella realtà con determinazione e costanza, pena aggiungere un’altra attività alle tante. Alcune domande per aiutare nell’applicazione del modello:

  • Come tieni traccia delle tua attività e priorità? Agenda, to-do list, smartphone, ecc.
  • Utilizzi efficacemente lo strumento che hai scelto? Cosa puoi migliorare?
  • Quanto ti sono chiari i tuoi obiettivi nel breve, medio e lungo termine?
  • Cosa è veramente importante per te?
  • Cosa ti porta ad agire sotto la pressione dell’urgenza?
  • Quanto sai dire di no? Cosa temi possa succedere?
  • Nel caso tu possa farlo, riesci a delegare efficacemente? Cosa ti frena?
  • Sei in grado di catalogare le tue attività rispetto alle 4 combinazioni del modello?
  • Come puoi ottimizzare la ripartizione delle attività? Quale combinazione puoi ridurre e quale incrementare?

Buon lavoro…. se per te diventerà una priorità!

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